Pasca-Covid, perusahaan semakin mengadopsi teknologi tanpa sentuhan seperti sistem kehadiran cerdas untuk membuat tempat kerja lebih aman bagi karyawan dan pelanggan. Di India, 82% orang mengharapkan interaksi tanpa sentuhan di tempat kerja atau dengan organisasi lain selama pandemi, dan 48% dari mereka masih menginginkan teknologi tanpa sentuhan di tempat kerja sekarang. Industri solusi nirsentuh tumbuh sebesar 17,4%. Itu akan menyentuh $ 15,3 miliar pada tahun 2025, lebih dari dua kali lipat dari $ 6,8 miliar pada tahun 2020 .
Daftar Isi
Apa itu Attendance?
Attendance adalah istilah yang merujuk pada pencatatan atau dokumentasi kehadiran individu di suatu tempat atau acara, seperti di tempat kerja, sekolah, pertemuan, atau acara lainnya. Proses ini melibatkan pencatatan apakah seseorang hadir atau tidak pada waktu dan tempat yang ditentukan. Ini bisa dilakukan secara manual (misalnya, menggunakan lembar kehadiran) atau otomatis (menggunakan teknologi seperti kartu absen atau aplikasi).
Data kehadiran dapat digunakan untuk mengevaluasi kinerja, baik di tempat kerja maupun di institusi pendidikan. Ini dapat memudahkan proses administratif seperti penggajian dan evaluasi siswa. Sistemnya bisa menggunakan manual, yakni dengan daftar atau lembar kehadiran. Serta sistem otomatis seperti menggunakan aplikasi mobile atau menggunakan teknologi RFID dan Face recognition. Secara keseluruhan, attendance adalah konsep dasar yang penting dalam mengatur kehadiran.
Apa itu Smart Attendance
Smart Attendance adalah sistem modern yang memanfaatkan teknologi canggih untuk merekam kehadiran. Dengan menggunakan metode identifikasi seperti biometrik dan pengenalan wajah, sistem ini meminimalisir kesalahan pencatatan dan mempercepat proses verifikasi kehadiran. Ini sangat bermanfaat dalam meningkatkan efisiensi administratif di lingkungan kerja atau pendidikan.
Sistem ini juga meningkatkan keamanan dengan memastikan hanya individu terotorisasi yang dapat mengakses fasilitas. Data kehadiran yang akurat dan dapat terakses secara real-time memberikan wawasan penting untuk analisis dan pengambilan keputusan. Selain itu, penggunaan absensi otomatis ini mengurangi beban administrasi dan memfasilitasi manajemen sumber daya manusia yang lebih efektif.
Jenis Smart Attendance Populer
Menurut penelitian Precision Reports, smart attendance ini dapat terklasifikasi berdasarkan jenisnya. Menurut jenisnya tersebut, tiga yang paling populer adalah face recognition, iris recognition, dan fingerprint recognition. Berikut adalah penjelasan lengkapnya!
Face Recognition
Teknologi pengenalan wajah membandingkan fitur wajah individu dengan database yang tersimpan untuk verifikasi identitas secara otomatis. Teknologi ini meningkatkan keakuratan, mengurangi potensi kecurangan, dan memungkinkan pengumpulan data kehadiran secara real-time. Implementasinya dalam lingkungan profesional menawarkan solusi kehadiran yang aman, cepat, dan bebas kontak.
Iris Recognition
Iris recognition adalah teknologi biometrik yang memindai dan mengenali pola unik pada iris mata seseorang untuk verifikasi identitas. Teknologi ini menawarkan tingkat keamanan yang tinggi karena keunikan pola iris. Penggunaan pengenalan iris mempercepat proses absensi sambil mengurangi potensi kecurangan, menjadikannya solusi yang efisien dan aman untuk manajemen kehadiran di lingkungan profesional.
Fingerprint Recognition
Sistem pengenalan sidik jari merupakan teknologi biometrik yang mengidentifikasi individu berdasarkan pola sidik jari yang unik. Teknologi ini memastikan keakuratan tinggi dalam pencatatan kehadiran dengan mengurangi risiko kecurangan. Pengenalan sidik jari menawarkan solusi efisien dan aman, memudahkan administrasi kehadiran di lingkungan kerja atau pendidikan dengan memanfaatkan karakteristik biologis yang sulit untuk dipalsukan.
Fitur Smart Attendance
Sistem Smart Attendance menawarkan solusi komprehensif untuk mengatasi tantangan tradisional dalam pengelolaan absensi. Dengan fitur ini, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional dan memastikan akurasi data absensi. Berikut ini adalah penjelasan lengkap mengenai fiturnya.
Check in & Check out
Hal yang paling krusial dalam absensi cerdas adalah proses absen masuk dan keluar. Pencatatan waktu masuk dan keluar karyawan kini dapat dengan mudah dan cepat. Fitur ini mengeliminasi kebutuhan akan pencatatan manual, yang seringkali rentan terhadap kesalahan. Dengan sistem yang otomatis, karyawan hanya perlu melakukan check-in dan check-out melalui platform yang tersedia.
Leave Application Management
Leave application management adalah sebuah fitur yang memberikan kemudahan dalam proses pengajuan cuti. Manajemen pengajuan cuti menjadi lebih efisien dengan dapat mengajukan cuti tanpa harus melalui proses yang berbelit-belit. HR dapat dengan mudah meninjau dan menyetujui permintaan cuti melalui satu platform terpusat.
Payroll Management
Proses penggajian memerlukan waktu dan tenaga yang tidak sedikit. Integrasinya dengan sistem penggajian memungkinkan perhitungan gaji yang akurat dan tepat waktu. Sistem ini secara otomatis menghitung gaji berdasarkan data kehadiran, jam lembur, dan potongan lainnya. Hal Ini meminimalisir kesalahan dalam perhitungan gaji dan meningkatkan kepuasan karyawan.
Employe Self-service
Setiap karyawan pada dasarnya diberikan hak untuk mengakses informasi pekerjaan mereka sendiri. Fitur ini memberikan kemudahan bagi karyawan untuk mengakses informasi terkait kehadiran, gaji, dan cuti. Karyawan dapat dengan mudah memeriksa detail terkait absensi mereka, melihat slip gaji, dan mengelola pengajuan cuti, semua dari satu platform.
Expense Claim
Expense claim adalah sebuah fitur yang menyediakan pengajuan klaim biaya karyawan oleh perusahaan. Pengajuan klaim biaya kini dapat dilakukan dengan lebih mudah dan transparan. Karyawan dapat mengirimkan klaim pengeluaran langsung melalui sistem, yang kemudian dapat dengan cepat diverifikasi dan diproses oleh departemen terkait.
Employee Reporting
Sistem ini menyediakan laporan kehadiran karyawan yang akurat dan terperinci. HR dapat mengakses laporan ini untuk menganalisis pola kehadiran, jam lembur, dan tren lainnya, yang dapat berguna untuk pengambilan keputusan strategis.Dengan integrasinya, employee reporting dapat diakses dengan mudah melalui berbagai platform yang sudah terhubung.
Manfaat Smart Attendance
Penggunaan sistem Smart Attendance membawa berbagai manfaat signifikan bagi perusahaan. Selain memudahkan proses administrasi, sistem ini juga menawarkan wawasan berharga tentang kinerja karyawan. Berikut ini adalah penjelasan lengkap mengenai manfaat absensi pintar otomatis.
Laporan yang terintegrasi
Dengan sistem Smart Attendance, laporan kehadiran dapat terintegrasi dengan mudah ke dalam sistem manajemen sumber daya manusia lainnya. Fitur ini memungkinkan HR untuk memiliki pandangan holistik tentang kinerja karyawan dan mengelola sumber daya lebih efektif. Selain itu, terintegrasinya layanan dengan berbagai platform juga memudahkan aksesibilitas laporan darimana saja.
Real-time tracking
Keterbatasan manusia untuk melakukan monitoring kehadiran karyawan menjadi alasan hadirnya smart attendance. Pelacakan kehadiran secara real-time memberikan keuntungan dalam memonitor kehadiran karyawan. Sistem ini memungkinkan manajemen untuk langsung mengetahui siapa saja yang hadir, terlambat, atau tidak masuk kerja sehingga akan memudahkan penyesuaian kebutuhan operasional.
Memudahkan remote absensi
Saat ini, tren bekerja remote telah meningkat sebesar 159% sejak 2009. Dengan adanya fitur ini, karyawan yang bekerja secara remote dapat melakukan absensi tanpa hambatan. Sistem memungkinkan pencatatan kehadiran dari lokasi mana pun, menawarkan fleksibilitas dan mendukung model kerja hibrid.
Meningkatkan keamanan dan privasi
Sistem absensi otomatis ini dirancang dengan pertimbangan keamanan dan privasi data karyawan. Dengan otentikasi dan enkripsi data, informasi pribadi dan data kehadiran karyawan dilindungi dari akses tidak sah. Hal ini akan menjaga keamanan dan privasi dari setiap karyawan yang ada karena privasi saat ini cukup krusial.
Meminimalisir kesalahan absensi
Saat ini, kesalahan absensi masih sering saja terjadi oleh para karyawan. Dengan mengimplementasikan otomatisasi proses pencatatan kehadiran, kesalahan yang sering terjadi dalam sistem manual dapat terminimalisir. Hal ini meningkatkan akurasi data kehadiran dan mengurangi potensi konflik terkait absensi.
Mengapa Sistem Absensi Biometrik berbasis Sentuhan Berbahaya?
Ketergantungan sistem biometrik berbasis sentuhan pada kontak manusia untuk berfungsi menjadikannya sumber infeksi. Sistem kehadiran yang menggunakan atribut seperti pengenalan sidik jari , pengenalan geometri tangan, atau pengenalan pengetikan memerlukan sentuhan fisik. Permukaan sistem ini mengakumulasi kuman, bakteri, dan virus dengan setiap sentuhan dan, pada saat yang sama, menyebarkannya.
Sistem biometrik berbasis sentuhan menawarkan cara yang disempurnakan untuk menangani pencurian waktu dan pukulan teman , tetapi mengandalkan sensor perangkat keras yang memerlukan kontak fisik membuatnya kurang sensitif jika jari tercoreng oli atau gemuk, atau jika pekerja mengenakan perlengkapan tangan. Bisnis pascapandemi harus menyesuaikan infrastruktur yang ada untuk meminimalkan kebutuhan akan kontak.
Kesimpulan
Smart Attendance adalah sistem modern yang memanfaatkan teknologi, seperti metode identifikasi biometrik dan pengenalan wajah untuk merekam kehadiran. Sistem ini meminimalisir kesalahan pencatatan dan mempercepat proses verifikasi kehadiran. Selain itu, juga mampu meningkatkan keamanan dalam proses absensi karyawan.
Lebih dari sekadar alat untuk mencatat waktu, Smart Attendance merupakan investasi strategis dalam meningkatkan kinerja dan kepuasan karyawan. Bersama Synapsis, konsultasikan kustomisasi absensi online Anda untuk mengimplementasikan solusi terbaik bagi perusahaan Anda. Hubungi kami sekarang juga!
